So viel zu den Pflichtangaben. Für noch mehr Rechtssicherheit und wirtschaftliche Effizienz Ihres Angebots haben wir weitere Tipps für Sie.
Pflichtangaben im Handwerker Angebot -
Anleitung & gratis Vorlage
Angebote zählen zu den wichtigsten Dokumenten in Ihrem Handwerksbetrieb. Sie bilden die Basis für Ihre Akquise und entscheiden über den Zuschlag für einen Auftrag. Mit ihnen können Sie sich von der Konkurrenz abheben und Vertrauen zu künftigen Kunden aufbauen. Zudem sorgen Sie für Ihre eigene Sicherheit. Denn Sie bestimmen die Konditionen: Mit der Annahme durch den Kunden kommt automatisch ein Vertrag über Ihre vorgeschlagene Werkleistung zustande. Daher sollten Sie auch jeden einzelnen Auftrag absolut rechtssicher gestalten. Denn bereits kleinste Fehler können Sie im wahrsten Sinne des Wortes teuer zu stehen kommen.
Rechtliche Grundlagen
Die offiziellen Pflichtangaben zur Erstellung eines wirksamen Angebots sind für jedes Handwerk identisch und beruhen auf verschiedenen rechtlichen Pfeilern.
Rechtsgrundlage für Verträge mit Privatpersonen bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Hier finden Sie in den §§ 145 ff. umfassende Vorschriften zu Angeboten – in der Fachsprache auch „empfangsbedürftige Willenserklärungen“. In anderen Worten dient Ihr Angebot als Vertragsgrundlage. Mit der Annahme durch den Kunden schließen Sie einen wirksamen Vertrag und können keine einseitigen inhaltlichen Änderungen mehr vornehmen.
Weitere Vorgaben finden sich für Sie in § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) sowie dem Handelsgesetzbuch: Angebote werden im Rechtsverkehr wie Geschäftsbriefe im Sinne des § 125a HGB behandelt. Danach sind Sie zu Angaben Ihrer Rechtsform, Ihres Gesellschaftssitzes und Registergerichts sowie Ihrer Handelsregisternummer oder als Einzelunternehmer Ihrer (Umsatz)Steuer-Identifikationsnummer verpflichtet.
Bei öffentlichen Auftraggebern müssen Sie zudem die in § 10b EU i. V. m. § 9 Vergabeordnung für Bauvorhaben (VOB) /A festgelegte Bindefrist einhalten.
Dies ist lange nicht alles. Wir erklären Ihnen die einzelnen Bestandteile eines Angebots im Detail. So wissen Sie, worauf Sie bei seiner Erstellung achten sollten – und weshalb Sie sich für eine maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware für Handwerker entscheiden sollten.
Checkliste: Pflichtangaben eines Handwerkerangebots
- Name, Adresse Ihres Kunden
- Firmenname, Kontaktdaten
- Kunden-/Angebotsnummer / Ansprechpartner / Gültigkeitsdauer / Datum / Liefer-/Ausführungszeitraum
- Betreff
- Allgemeine Auftragsbeschreibung / Detaillierte Leistungsbeschreibung
- Preise, Konditionen / Umsatzsteuerbetrag und -satz
- Branchenspezifische Angaben / Endbeträge
- Zahlungsmodalitäten / Hinweise auf AGB, Widerrufsrecht / Rechtliche Hinweise, Gewährleistung / Datenschutz und Vertraulichkeit
- UST-ID-Nr. / HRA- oder HRB-Nummer / Gerichtsstand, Eigentumsvorbehalt
Alle Bestandteile eines Angebots
Für eine wasserdichte Rechtswirksamkeit müssen Angebote nicht nur sämtliche relevanten Bestandteile enthalten, sondern auch inhaltlichen Vorgaben entsprechen.
Ihr Vertragspartner muss unter der angegebenen Anschrift jederzeit erreichbar sein. Der Leistungsort ist für diese Adressangabe unerheblich. Neben der rechtlichen Verpflichtung zur Angabe des vollen Kundennamens schaffen Sie durch eine direkte Ansprache zugleich eine persönliche Bindung.
Ihre eigenen Angaben umfassen sowohl den Namen Ihres Betriebes wie auch seine Rechtsform nach § 19 HGB, Ihren Geschäftssitz sowie eine gültige postalische Adresse. Durch optionale Angaben einer Festnetz- und/oder Mobilnummer und abrufbaren E-Mail-Adresse erleichtern Sie Ihren Kunden eine Kontaktaufnahme. Als zeitsparend erweist sich die Erstellung eines Briefkopfs, den Sie immer wieder verwenden.
Hier können Sie optional auch Zeiten angeben, zu denen Sie erreichbar sind.
• Kunden-/Angebotsnummer
Die Aufführung einer Kunden- und/oder Angebotsnummer liegt in Ihrem Ermessen. Doch mit ihr erleichtern Sie sich Arbeit bei einer späteren Suche oder erneuten Angebotserstellung an denselben Kunden. Binden Sie dafür auch die aktuelle Jahreszahl in Ihre fortlaufenden Angebotsnummern mit ein.
• Angebotsdatum
Verwenden Sie immer das aktuelle Tagesdatum, an dem Sie Ihr Angebot an Ihren Kunden versenden. Es dient als Grundlage für mögliche Rückfragen zu Ihrem Angebot und markiert den Beginn seiner
Gültigkeit.
• Gültigkeitsdauer
Setzen Sie Ihrem Kunden eine Frist zur Angebotsannahme. Bedenken Sie möglicherweise steigende Materialpreise, Lieferengpässe und Wetterumschwünge – Sie wissen, wann die Nachfrage nach
Solaranlagen wächst, Sie kennen das berühmte Aprilwetter. Gängige Werte liegen zwischen drei und sechs Wochen.
• Liefer-/Ausführungszeitraum
Kalkulieren Sie Ihren vermutlichen Zeitaufwand anhand lokaler Begebenheiten und bedenken Sie mögliche Verzögerungsgründe. Denn bauvertragsrechtlich gehen die Verzögerungen grundsätzlich zu Ihren Lasten. Ohne Angabe bemisst sich der Ausführungszeitraum gemäß § 242 BGB nach Treu und Glauben und damit der durchschnittlichen Bauzeit vergleichbarer Projekte. Bei VOB-Verträgen müssen Sie Ihre Ausführungsfrist präzise und angemessen festlegen. Berechtigte Änderungen sind nach § 6 VOB/B möglich, andererseits droht Ihnen eine Vertragsstrafe nach § 11 VOB/B.
Tipp: Bei längeren Projekten können Sie mit Ihrem Kunden auch einen voraussichtlichen Zeitkorridor vereinbaren. Kommunizieren Sie Verzögerungen stets unverzüglich.
Beschreiben Sie Kundenwünsche und Angebotsgegenstand und geben die genaue Adresse des Erfüllungsortes an – bei Mehrfamilienhäusern also neben Straße und Hausnummer auch Etage und Wohnung.
Vermeiden Sie Missverständnisse durch eine detaillierte und transparente Darlegung Ihrer Leistung. Benennen Sie die jeweiligen Mengen benötigter Materialien sowie Ihre erforderliche Arbeitsleistung. Bitten Sie Ihren Auftraggeber für eine konkrete Einschätzung vorab um genaue Maße für Einbauten oder Kabellängen: Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Düsseldorf von 2014 können Sie sich bei Änderungen nicht auf pauschale Parameterangaben berufen.
Besonderes Interesse zeigen Auftraggeber normalerweise an den zu erwartenden Kosten. Stellen Sie sie daher strukturiert und transparent dar.
• Materialien und Maschineneinsatz
Geben Sie das benötigte Material nicht nur mit präziser Stückzahl oder Meterlänge, sondern auch dem Hersteller und gegebenenfalls einer Artikelnummer an. Nennen Sie den Warenpreis für Einzelpositionen, Leihgebühren für schwere Maschinen oder Kosten für die Entsorgung von Sonderabfall. Fragen Sie Preise direkt bei Großhandel an. Einfach funktioniert dies per Software und Schnittstelle zum Großhandel. Mit Artikel- und Leistungskatalogen erfolgt Ihre Kalkulation noch schneller und ist vor allen Dingen realisitisch.
• Fahrt- und Lohnkosten
Sie dürfen Ihren Kunden Anfahrtskosten in Rechnung stellen, sofern Sie sie gemäß § 312a BGB über die Höhe informieren. Diese errechnet sich aus Fahrzeugtyp, zurückgelegten Kilometern sowie Anzahl und Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter und die voraussichtliche Fahrzeit.
Ihre Lohnkosten korrelieren mit Ihrem Zeitaufwand. Empfehlenswert ist eine Berechnung nach Stundensätzen, die Sie im Detail für jeden Mitarbeiter einzeln aufschlüsseln sollten. Nutzen Sie hierfür eine Zeiterfassungs-App, erfolgt die Zeiterfassung exakt, digital und übersichtlich. Die Zeiten werden bestenfalls automatisch übertragen und dem Projekt zugeordnet.
Hinweis: Ein Fünftel Ihrer Netto-Lohnkosten können Sie steuerlich geltend machen.
• Angebotserstellung
Auch eine Berechnung Ihrer Projekte für die Angebotserstellung sollten Sie ausdrücklich vereinbaren. Andernfalls werden sie analog zu § 632 BGB im Zweifel nicht vergütet. Ein Hinweis auf einen entsprechenden Passus in Ihren AGB ist nach einer Entscheidung des OLG Karlsruhe von 2005 nicht ausreichend. Doch die Kalkulation ist kompliziert. Integrieren Sie Ihren Aufwand daher in Ihre Lohnkosten. Kalkulieren Sie Ihre Leistungsverzeichnisse realistisch und schnell mit unserer Software für Handwerker.
• Liefer- und Verpackungskosten
Fertigen Sie maßgeschneiderte Möbelstücke für einen Kunden in anderen Bundesländern, dürfen Sie die Kosten des Warenversands berechnen. Auch hier zahlt sich Transparenz aus: Geben Sie Verpackung, Versandart und mögliche Frachtversicherungen gesondert an.
• Zusatzkosten
Ihr Kundentermin erfordert eine Übernachtung? Diese Unkosten dürfen Sie ebenso wie Beträge für die Hin- und Rückfahrt oder Verpflegung vor Ort als Spesen in Rechnung stellen. Richten Sie sich hier nach üblichen Höhen und nennen Sie in Ihrer Angebotserstellung einen Pauschalbetrag.
Alle angegebenen Posten haben Sie bislang in Netto ausgewiesen. Addieren Sie sie zu einer Gesamtsumme, nennen Sie die Umsatzsteuer inklusive des korrekten Mehrwertsteuersatzes und am Ende ein Gesamt-Brutto.
Hinweise:
- Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, allerdings einen Hinweis auf Ihre Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz einfügen.
- Bei Geschäften mit ausländischen Betrieben gilt die Steuerhöhe des Leistungsortes
Welche Zahlungsarten bieten Sie Ihren Kunden? Die Möglichkeiten reichen von PayPal über Barzahlungen, Kreditkarten und Lastschriften bis zu Rechnungen. Üblich ist eine Bezahlung nach Beendigung Ihrer Tätigkeit bzw. Abschlagszahlungen bei langwierigen Projekten.
Achten Sie auf die Konformität Ihrer Zahlungsbedingungen mit §§ 308 f. BGB – zu kurze Zahlungsziele können eine Nichtigkeit des Angebots bedingen. Auf der sicheren Seite sind Sie mit Angaben zwischen drei und 30 Tagen nach Rechnungseingang. Ohne Angabe gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Sie beginnt mit der Abnahme Ihrer Leistung.
Mit der Anmeldung Ihres Betriebes haben Sie automatisch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Finanzamt erhalten, die Sie auf Ihrem Angebot vermerken müssen. Sind Sie mit Ihrem Betrieb ins Handelsregister eingetragen, geben Sie gemäß § 37a HGB stattdessen Ihre Handelsregisternummer an
Empfehlung: Handwerkersoftware nutzen
Ihre rechtskonformen Angebote mit allen Pflichtangaben erstellen Sie professionell, schnell und übersichtlich mit einer ERP-Software für Handwerker. Die Angebote werden ebenso rechtssicher und revisionssicher archivert. Die vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist damit sichergestellt. MIt Hilfe der Software kalkulieren und planen Sie Ihre Aufträge aber nicht nur, sondern wickeln diese auch kaufmännisch komplett digital ab. Auch die weitere Verwaltung lässt sich mit Hilfe einer auf das Handwerk abgestimmten Software digitalisieren. Sie arbeiten damit zeitsparend, übersichtliche und deutlich effizienter.
Anlagen und weitere Informationen zu Ihrem Angebot
Hinweise auf AGB, Widerrufsrecht
Verwenden Sie allgemeine Geschäftsbedingungen, sollten Sie auf diese verweisen und Ihrem Angebot eine aktuelle Kopie beifügen.
Des Weiteren müssen Sie Ihren Kunden im Angebot über dessen Widerrufsrecht nach § 355 BGB informieren. Es beträgt in der Regel 14 Tage und beginnt mit Vertragsschluss. Bis dahin erbrachte Leistungen müssen vergütet werden. In § 312g BGB finden Sie Ausnahmen zur Regel – beispielsweise bei Maßanfertigungen.
Sie selbst können Ihr Angebot nur bis zum Zugang beim Kunden widerrufen. Mit der Möglichkeit seiner Kenntnisnahme erlischt Ihr Recht auf einen Widerruf.
Rechtliche Hinweise, Gewährleistung
Die Länge der gesetzlichen Gewährleistung hängt von Ihrer Leistungsart ab. So beträgt sie zwei Jahre bei einfachen Umbau- oder Renovierungsmaßnahmen und erhöht sich ohne anderweitige vertragliche Vereinbarung bei Bauwerken nach § 634a BGB auf fünf, nach VOB/B auf vier Jahre. Zu Bauwerken zählen sämtliche fest mit einem Gebäude verbundene Einbauten von wesentlicher Bedeutung wie Klima- oder Solaranlagen. Die Frist beginnt mit der Werkabnahme. Ihr Kunde ist für gerügte Mängel beweispflichtig.
Im angemessenen Rahmen dürfen Sie Haftungsausschlüsse oder - begrenzungen vereinbaren – beispielsweise haben Sie Ihren Kunden vorab auf Risiken seines Einbauwunsches hingewiesen.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten müssen geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen. Legen Sie offen, wie Sie mit Kundendaten verfahren, wer Einsicht hat, wofür Sie sie benötigen und wann sie gelöscht werden. Treffen Sie Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten.
Gerichtsstand, Eigentumsvorbehalt
Nennen Sie als Gerichtsstand im Falle juristischer Streitigkeiten die ausschließliche Zuständigkeit des Gerichts an Ihrem Firmensitz.
Ein Eigentumsvorbehalt nach § 449 BGB steht Ihnen nur für bewegliche Sachen zu. So dürfen Sie als Tischler bei Nichtzahlung des Kunden Ihr Möbelstück zurückverlangen bzw. wieder ausbauen und Ihrem Kunden die Differenz zu einem anderweitigen Erlös berechnen.
Als Bauhandwerker jedoch ist eine Geltendmachung von Eigentumsvorbehalten kompliziert. Denn rein rechtlich gehen nach § 946 BGB unbewegliche Sachen durch den Einbau in das Eigentum Ihres Auftraggebers über. Zwar wird nochmals nach wesentlichen und unwesentlichen Gebäudebestandteilen sowie Gebäudearten unterschieden. Ein eigenständiger Ausbau kann allerdings jeweils Schadensersatzansprüche nach sich ziehen. Eine Möglichkeit eröffnet sich Ihnen mit der Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB, die Sie bei Verbraucherbauverträgen als einziges für diesen Bau beauftragtes Unternehmen von Ihrem Auftraggeber verlangen dürfen.
Branchenspezifische Angaben
Schließlich können Sie optional individuelle Angaben in Ihr Angebot aufnehmen, wie Vorbehalte im Falle unrichtiger Maßangaben oder nicht zugänglicher Elektroanschlüsse.
Praxis-Tipps
Fehlervermeidung
Selbst nach Jahren unterlaufen Handwerkern immer wieder Fehler bei ihrer Angebotserstellung. Besonders oft werden Angaben schlicht vergessen, Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Gesamtsummen falsch berechnet. Dies passiert primär, werden alte mit neuen Angeboten überschrieben. Mit einer kaufmännischen Software für Handwerker schließen Sie solche Fehlerquellen aus.
Inhalt und Layout
Ihr Angebot ist Ihr Aushängeschild – und enthält neben den aufgelisteten Pflichtangaben auch Angebots-Texte. Verwenden Sie möglichst kurze, dennoch unmissverständliche Formulierungen. Vermeiden Sie Standardfloskeln: Der Kunde steht im Fokus. Dies beginnt mit einer persönlichen Ansprache, positivem Vokabular sowie lösungsorientierten Inhalten. Achten Sie zudem auf ein modernes Layout und eine gute Lesbarkeit. Versenden Sie Ihr Angebt postalisch, nutzen Sie hochwertiges Papier. Mit Extras heben Sie sich von der Konkurrenz ab – beispielsweise mit Alternativvorschlägen zu Kacheln aus CO2-freier Herstellung oder der Beifügung einer Farbprobe. Lesen Sie Ihr Angebot zum Schluss noch einmal genau durch.
Verbindlichkeit des Angebots
Ihr Angebot ist eine Aufforderung zum Vertragsschluss. Wird es angenommen, sind Sie an seinen Inhalt gebunden und können sich nur in den folgenden Fällen wieder von ihm lösen:
- Änderung wegen unzweifelhaften Irrtums wie einem offensichtlichen Tippfehler im Datum (1923 statt 2023) oder beim Preis (Stück zu 1,50 statt 150 Euro). Dennoch sollten Sie sofort mit Ihrem Kunden kommunizieren und die Übersendung eines fehlerfreien Angebotes anbieten. Denn automatisch verfällt der Ursprungsentwurf selbst in diesen Fällen nicht.
- Rücktritt vom Vertrag – hier allerdings müssen Sie mit Schadensersatzforderungen rechnen.
Tipp: Erkundigen Sie sich nach rund zwei Wochen beim Kunden, wie er zu Ihrem Angebot steht.
Vorlage oder Handwerkersoftware – was ist sinnvoller?
Wie Sie bemerken, ist eine Angebotserstellung ein wichtiger Bestandteil und die Basis für eine wirtschafliche Abwicklung der Aufträge. Für erhöhte Effizienz und Sicherheit sorgen professionelle Vorlagen für das Handwerk. Diese erhalten Sie wunschgemäß als Word-Dokumente und Excel-Tabellen. Noch professioneller arbeiten SIe mit einer Handwerkersoftware. Eine solche Software bietet ihnen alle benötigen Funktionen und Tools. Im folgenden haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile von Vorlagen oder Software gegenübergestellt.
Tipp: Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk
Bund und Länder fördern kleine und mittlere Betriebe häufig bei der Investition in Digitalisierungsmaßnahmen. Erfahren Sie mehr zu den Förderungen für die Digitalisierung im Handwerk.
Gut zu wissen
Zum Schluss noch einige weitere Hinweise rund um Angebote im Handwerk.
Nach §§ 145f. BGB binden Sie sich mit der Abgabe Ihres Angebots bis zum Fristablauf oder der vorzeitigen ausdrücklichen Ablehnung durch Ihren Kunden rechtlich an seinen Inhalt. Preissteigerungen fallen in dieser Zeit in Ihren Risikobereich.
Hinweis: Unvorhersehbare, zugleich drastische Preisanstiege können in Einzelfällen einen nachträglichen Wegfall der Geschäftsgrundlage nach § 313 BGB bedingen, gelten jedoch als absolute Ausnahmen.
Mit freibleibenden Angeboten schützen Sie sich vor finanziellen Mehrbelastungen. Denn mit der Aufnahme sogenannter Freizeichnungsklauseln entledigen Sie sich Ihrer rechtlichen Bindungspflicht. Zu ihnen zählen typische Begrifflichkeiten wie
- unverbindlich
- ohne Gewähr
- Solange der Vorrat reicht
Freibleibende Angebote können Sie jederzeit zurücknehmen oder verändern. Sie dienen ihrerseits dazu, Kunden zu einem Angebot aufzufordern, das Sie für eine vertragliche Bindung explizit erneut bestätigen müssen.
Sowohl freibleibende Angebote als auch Kostenvoranschläge informieren über Kosten und Bedingungen, binden Sie aber nicht im Rechtssinne.
Der gravierende Unterschied zwischen Kostenvoranschlägen und Angeboten besteht in der Preisbindung. Während Sie bei Angeboten an sämtliche angegebenen Kosten gebunden sind, sind Kostenvoranschläge im Handwerk nicht bindend und der angegebene Gesamtpreis darf um maximal 20 Prozent überschritten werden . Bei höheren Kostensteigerungen erhält Ihr Auftraggeber ein außerordentliches Kündigungsrecht nach § 649 BGB. Weitere Unterschiede enthält folgende Tabelle:
Kostenvoranschlag | Angebot | |
Inhalt | Einschätzung Arbeitsschritte, Material-, Zeitaufwand. Auflistung aller Posten inklusive Gesamtbetrags | Auflistung von Materialien, Arbeitsschritten, Lohnkosten. Einzel- und Gesamtbetrag |
Gültigkeit | Keine Bindungsfrist erforderlich | Sie bestimmen die Gültigkeitsdauer |
Verbindlichkeit | Normalerweise unverbindlich. Ausnahme: der garantierte Kostenvoranschlag | Immer verbindlich |
Art und Dauer der Aufbewahrungspflicht geschäftlicher Unterlagen bestimmen sich nach
- § 147 Abgabenordnung (steuerrechtliche Vorschriften)
- § 238 HGB (Buchführungspflicht)
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (lückenlose Buchhaltung)
- GoBD (revisionssichere Archivierung)
Danach müssen Sie Angebote für sechs Jahre sicher verwahren, haben sie zu einer Geschäftsbeziehung geführt.
Fazit
Nur mit rechtlich unanfechtbaren Angeboten stehen Sie auf der sicheren Seite. Schon kleinste Flüchtigkeitsfehler können in eine Nichtigkeit des Vertrags oder Schadensersatzansprüche münden. Ersparen Sie sich Aufwand, Kosten und Unsicherheiten und nutzen Sie eine hochwertige Angebotssoftware für Handwerker. Mit ihr eliminieren Sie Fehlerquellen und profitieren von maximaler Effektivität. So ist nicht nur die Rechtssicherheit Ihres Angebots garantiert. Sie steigen auch im Ansehen Ihrer Kunden: die ideale Voraussetzung für eine langjährige Geschäftsbeziehung.
