Bautagebuch - Tipps & kostenlose Bautagebuch-Vorlagen
Dokumentieren Sie Ihre Baustellen mit einem Bautagebuch und profitieren Sie mehrfach.

Bautagebuch – Tipps & kostenlose Bautagebuch-Vorlagen

Sie sind mit dem Um- oder Neubau eines Hauses beauftragt, verlegen die Leitungen, kümmern sich um die Dachdeckung oder installieren die Heizungsanlage? Vor allem bei längerfristigen Projekten lohnt die Führung eines Baustellentagebuchs. Zwar ist eine verpflichtende Erstellung der kompletten Dokumentation eines Bauvorhabens für Sie als Handwerker im Gegensatz zu Bauleitern und Architekten nicht verpflichtend. Doch auch Ihr Betrieb profitiert in vielerlei Hinsicht: Sollten Witterungsbedingungen oder Lieferengpässe den Zeitplan verschieben, Änderungswünsche des Bauherren beachtet oder neue Subunternehmen eingeschaltet werden müssen, können Sie dank elektronischer Bautagebücher jederzeit die gewünschten Informationen abrufen.


Definition: Bautagebuch

Was ist ein Bautagebuch?

Ein Bautagebuch ist ein Bestandteil der Bauakte, in der projektbezogener Schriftverkehr zwischen den Baubeteiligten, Anträge oder Genehmigungen jeglicher Art fesgehalten werden. Sie dokumentieren in Ihrem Bautagebuch sämtliche Details Ihrer Arbeit während des gesamten Bauablaufs. Durch die präzisen Aufzeichnungen behalten Sie nicht nur einen Überblick über den Fortschritt der Anordnung Ihrer Dachziegel oder den Einbau der Heizungsanlage. Auch im Falle möglicher Streitigkeiten können Sie durch Schaltpläne und Fotos Ihr schrittweises Vorgehen noch nach Wochen eindeutig belegen – gerade bei Ausführungen wie der Verlegung von später verdeckten Elektroleitungen kann dies eine große Hilfe bei der Beweisaufnahme sein. In der Regel wird das Bautagebuch vom Bauleiter oder dem Architekt geführt.

Während Sie sich als Handwerker aus Eigeninteresse ein Bautagebuch anlegen sollten, besteht für Bauleiter und Architekten zumeist eine gesetzliche Verpflichtung, privaten Bauherren dient es als Gedächtnisstütze, öffentlichen Auftraggebern als Unterstützung bei der Budgetplanung. Schon wenn Sie Ihren Handwerksbetrieb gründen, sollten Sie sich Gedanken über die Baudokumentation Ihrer Aufträge machen.

Tipp: ERP-Software für das Handwerk nutzen

Es empfiehlt sich von Beginn an Verwaltungs- und Organisationsabläufe Ihres Handwerksbetriebs zu strukturieren. Bestenfalls mit einer speziellen ERP-Software für das Handwerk, die die digitale Abwicklung samt digitaler Archivierung aller Dokumente und E-Mails.


Bautagebuch: Ein Begriff, verschiedene Verständnisweisen

Der Begriff des Bautagebuchs ist den meisten Branchenkennern geläufig. Dennoch wird er in seiner Art und Gewichtung oft unterschiedlich ausgelegt:

Bautagebuch - Bedeutung und Eigenschaften
Bautagebuch - Bedeutung und Eigenschaften

Die Gründe der verschiedenen Ansichten zum Ob und Wie eines Bautagebuchs liegen nicht zuletzt an seiner unklaren Definition und den zahlreichen Gerichtsentscheidungen der vergangenen Jahre zu dieser Thematik.


Besteht eine Pflicht zum Führen eines Baustellentagebuchs?

Als Handwerker sind Sie nicht zum Verfassen eines Bautagebuchs verpflichtet. Seit einer Entscheidung aus dem Jahr 2018 steht Bauherren allerdings das Recht auf die jederzeitige Herausgabe von Bauunterlagen wie beispielsweise Wärmeschutznachweisen zu – eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Tätigkeit erleichtert insofern auch die erwartete Kommunikation.

Ob Bauleiter, Architekten oder Bauingenieure ein Bautagebuch führen müssen, entscheidet die vertragliche Grundlage ihres Bauvorhabens. Denn weder in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen noch im Bürgerlichen Gesetzbuch findet sich eine entsprechende Pflicht verankert. Enthält der Vertrag allerdings einen Hinweis auf die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), ergibt sich die obligatorische Anforderung in der Regel aus den Vorschriften der Leistungsphase 8 zur Grundleistung der Dokumentation des Bauablaufs. Einzelheiten zur Objekt- bzw. Bauüberwachung sowie Planung von Gebäuden, Innenräumen und Freianlagen basieren auf den § 34 und § 39 HOAI.

Informationen über die genaue Art der Baudokumentation lassen sich der aktuellen Fassung der HOAI indes nicht entnehmen. Dennoch herrscht grundlegende Einigkeit darüber, welche Inhalte zum Bauablauf und der weisungsgemäßen Auftragsausführung enthalten sein sollten, um während der Bauphase stets sofortige und korrekte Entscheidungen treffen und im Streitfall wichtige Beweismittel anführen zu können.

Inhalt eines Bautagebuchs

Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs muss ein Bautagebuch für eine zuverlässige Beweiskraft den jeweiligen Stand und Fortschritt wesentlicher Details explizit und in Echtzeit dokumentieren. Zur erfolgreichen Abwehr möglicher Forderungen Dritter sollten grundsätzlich die folgenden Angaben in einem Bautagebuch eines Bauleiters erhalten sein:

  • Details zum Bauobjekt
  • Zeitspanne des Bauvorhabens
  • sämtliche Beteiligte vom Bauherren über Ingenieure und Bauprüfer bis hin zu Subunternehmern inklusive deren Leistungserbringungen
  • vorgenommene Überprüfungen
  • eingesetzte Materialien und Maschinen
  • Arbeitsfortschritte, aufgeteilt in einzelne Sparten
  • Störungen der Ablaufplanung aufgrund von Verzug, Mängel oder Unfällen
  • Einfluss von Witterungsbedingungen
  • vereinbarte Nachträge, Teilabnahmen von Bauleistungen
  • Fotodokumentationen

Daneben wird eine Anlage zum Bautagebuch mit Betriebsanleitungen wie zu eingebauten Heizungselementen oder Plänen zu Schaltkreisen empfohlen. Während in der Regel sowohl analoge wie auch digitale Aufzeichnungsmedien als gültige Dokumentationen anerkannt sind, verlangen einzelne Verträge bestimmte Formblätter oder andere spezifische Vereinbarungen.

Wie häufig muss das Bautagebuch aktualisiert werden?

Auch hinsichtlich der erforderlichen Aktualisierung des Bautagebuchs fehlt es an festgeschriebenen Vorschriften. Abhängig vom Grad der Überwachungspflicht werden tägliche, mindestens jedoch Eintragungen bei jedem Baustellenbesuch empfohlen. Alle Betroffenen müssen gegenzeichnen – führt der Architekten also Ihre Arbeiten mit auf, muss er Sie auch um Ihre Unterschrift ersuchen.

Unterschied zwischen einem Bautagebuch und einem Bautagesbericht?

Ebenso wie in Ihrem Bautagebuch können Sie auch in einem Bautagesbericht den genauen Ablauf Ihrer handwerklichen Tätigkeiten festhalten. Der Unterschied liegt im Zweck der lückenlosen Protokollierung: Als Teil des Berichtswesens dient der auch als Tages- oder Wochenstundenbericht bekannte Bautagesbericht primär der Information und Kontrolle durch Ihren Auftraggeber. Hier legen Sie den Schwerpunkt auf punktuelle Nachweise Ihrer erbrachten Leistungen, die gegebenenfalls auch über die vertraglich vereinbarten Grenzen hinausgehen und anhand derer jederzeit ein Soll-Ist-Vergleich gezogen werden kann. In einem Bautagesbericht verpflichten Sie sich zudem zu einer täglichen Übergabe aller für die Ausführung und Abrechnung des Auftrags bedeutenden Angaben an Ihren Auftraggeber. Die genauen Anforderungen sind abhängig von Ihrer durchgeführten Baumaßnahme in unterschiedlichen Regelwerken definiert.

Kostenlose Bautagebuch Vorlagen (Excel & Word)

Haben Sie sich zur Führung eines Bautagebuchs entschieden, müssen Sie nicht das Rad neu erfinden. Als eine Option können Sie zur Erleichterung eine Vorlage nutzen. Welches dieser Formate für Sie das geeignete ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr sollten Sie sich von persönlichen Vorlieben leiten lassen: Arbeiten Sie bevorzugt mit Tabellen, liegt ein Rückgriff auf Excel nahe, formulieren Sie lieber in ganzen Sätzen, ist ein World-Dokument passender. Beachten Sie allerdings, dass die Vorlagen gegenüber digitalen Bautagebüchern unabhängig ihrer Art auch Nachteile mit sich bringen:

Gratis Bautagebuch Vorlage Excel

Bautagebuch Vorlage Excel
Download

Gratis Bautagebuch Vorlage Word

Bautagebuch Vorlage Word
Download

Vorteile einer analogen Bautagebuch-Vorlage

  • kostenlose Nutzung
  • einfache Handhabung
  • keine Gefahr von Datenverlust

Nachteile einer analogen Bautagebuch-Vorlage

  • nicht beweissicher gemäß gesetzlichen Vorschriften
  • keine mobile Bearbeitung möglich
  • mühsamer Export
  • aufwendige Formatierung, Ablage und Nacharbeit
  • manuelle Eingaben erforderlich
  • keine Zusammenarbeit in Echtzeit mit Beteiligten an anderen Orten

Letztendlich müssen Sie sämtliche analogen Vorlagen zum Ausfüllen ausdrucken und sehen sich so einer zeitraubenden Zettelwirtschaft bei der Protokollierung aller Tätigkeiten gegenüber.


Offline-Führung des Bautagebuches

Vor dem Aufkommen digitaler Optionen wurden Bautagebücher in der Regel mit Klemmbrett, Stift und Papiervordrucken gefertigt. Daneben musste eine separate Kamera zur Fotodokumentation mitgeführt und im Anschluss an die ausgeführten Tätigkeiten alles in Ordnern abgeheftet werden. Auch heutzutage haben Sie noch die Möglichkeit der analogen Dokumentation, die für den Export in eine digitale Bauakte allerdings einer entsprechenden Formatierung bedarf.

Bautagebuch Beispiel
Bautagebuch Beispiele (Quelle: Sigel GmbH, AVERY ZWECKFORM GmbH)

Liste mit Anbietern für einen Vordruck

Kostenlose Vorlagen zur freien Verwendung können Sie sich aus dem Internet ausdrucken oder bei Herstellern von Bürowaren bestellen. Unter anderem erhalten Sie die vorgefertigten Formulare bei zwei alteingesessenen Firmen aus Deutschland:

  • Bei der bayerischen Sigel GmbH finden Sie durchschreibende, praxisbewährte Bautagebücher mit Lochung zum praktischen Abheften und Microperforationen für ein problemloses Abtrennen einzelner Seiten. Das Papier ist FSC-zertifiziert, die vorgegebenen Ausfüllhilfen zu Witterung, Anzahl Ihrer Mitarbeiter oder erbrachter Leistungen entsprechen den behördlichen Vorgaben.
  • Avery Zweckform wurde bereits vor über 75 Jahren gegründet und bietet Ihnen ebenfalls ein offiziell anerkanntes und von Rechtsexperten geprüftes Bautagebuch aus nachhaltiger Holzwirtschaft mit verschiedenfarbigen Durchschlägen und zur Mitnahme auf Baustellen geeignet.

Online-Führung: digitales Bautagebuch kaufen

Das händische Ausfüllen der Listen, deren komplizierte Formatierung und Übertragung vermeiden Sie durch ein digitales Bautagebuch. Wenn Sie eine passend App oder Software kaufen sind Sie rechtlich abgesichert und können einfach und mit maximaler Effizienz noch während der Ausübung Ihrer Tätigkeit Berichte erstellen und jederzeit gewünschte Informationen abrufen.

Online-Tools zur Führung eines Bautagebuchs

Tendieren Sie zu einer einfachen Lösung, stehen Ihnen zahlreiche Online-Tools zur Verfügung.

  • OneNote: Digitale Notizen als PDF-Datei, Protokollierung auf Smartphone oder Tablet, mit wenigen Klicks in App übertragbar, jederzeit Zugriff auf sämtliche Dokumente durch jeden Projektbeteiligten
  • Goodnotes: Baustellendokumentation für iOS-Geräte, digitales Notizbuch, Umwandlung in PDF-Datei möglich, Einträge lassen sich abzeichnen und abspeichern, fertiges Protokoll im PDF-Format, für alle Beteiligten abrufbar
  • Excel mit Microsoft 365: Digitaler Eintrag oder Ausdruck zum manuellen Ausfüllen, Tabellenkalkulation in der Cloud, zur Steuerung von Teamprojekten, hohe Transparenz, alle Information von jedem Ort aus einsehbar, Konvertierung von Excel-Dateien in Google Tabellen und vice versa
  • Google Drive, Google Tabellen: Präsentation von Zahlen und Statistiken als Diagramme oder Grafiken, integrierte Formeln, individuelle Formatierungsoptionen, für Smartphone, Tablet oder Computer, sichere Datenzentren, auch Offlinezugriff möglich

Bautagebuch-App nutzen

Im Internet stoßen Sie auf eine Vielzahl an Apps zur Führung eines Bautagebuchs auf Ihrem portablen Endgerät. Mit ihnen lassen sich ebenso Daten speichern wie auch Fotos direkt hinterlegen und oft auch Schriftwechsel oder Baupläne einfügen. Im Gegensatz zu analogen Optionen überwiegen hier klar die Pluspunkte:

Vorteile einer Bautagebuch-App:

  • einfache Handhabung
  • Zeitersparnis durch Kopiermöglichkeit wiederkehrender Geschehnisse
  • Funktionsvielfalt von Scannen bis zur digitalen Signatur
  • nachhaltig, kein Papierverbrauch
  • Kommunikation mit Drittparteien innerhalb der Software
  • automatisches Archivieren
  • jederzeit Zugriff auf gewünschte Dokumente
  • Kombinationsmöglichkeit unterschiedlicher Apps

Nachteile einer Bautagebuch-App

  • Besitz des benötigten technischen Equipments
  • teilweise kostenpflichtig
  • Gefahr von Datenverlust

Werfen Sie einen genauen Blick auf die angeführten Nachteile, erkennen Sie schnell, dass diese keine wirklichen Hindernisse bedeuten. Als Inhaber eines Handwerksunternehmens besitzen Sie mit Sicherheit bereits ein Smartphone, einen möglichen Datenverlust können Sie durch die Speicherung in einer Cloud umgehen und aufgrund der Zeitersparnis haben Sie die Anschaffungskosten im Normalfall bereits nach wenigen Wochen wieder eingespielt.

Diese Funktionen sollten enthalten sein

Achten Sie bei der Entscheidung auf dem vielfältigen Angebot darauf, dass Sie die App auch als Laie einfach nutzen können.  Achten Sie bei Bedarf auf  separate Zusätze wie automatische Witterungshinweise oder eine Diktieroption, verzichten Sie hingegen auf Funktionen, die Sie für Ihre Arbeitsausführung grundsätzlich nicht benötigen.

Kostenlos oder gegen Gebühr?

Bei der Entscheidung für eine geeignete App für Ihr künftiges Bautagebuchs haben Sie auch die Wahl zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten. Mag auch zunächst eine Geldersparnis locken, erhalten Gratis-Apps oftmals ausschließlich Basisfunktionen und bieten nur in Ausnahmefällen ein einfaches Hochladen von Bildern oder die Kommunikationsmöglichkeit mit Ihrer Hauptanwendung in Echtzeit.

Wichtiges bei der Wahl einer App?

Grundsätzlich gilt: Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie eine professionelle Bautagebuch-App mit einer auf Sie zugeschnittenen Handwerkersoftware kombinieren. Denn diese umfasst zudem sämtliche kaufmännischen Betriebsprozesse wie eine Kalkulationsprogramm, ein Programm für Einkauf & Bestellwesen, das Verfassen von Angeboten oder eine Stammdatenverwaltung sowie einer digitalen Datenübertragung an beteiligte Firmen oder eine Verbindung zum Online-Banking. Achten Sie bei der Auswahl auf eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche.

 

 

Tipp: Buchhaltungssoftware für das Handwerk nutzen

Um die digitale Arbeitsweise auf alle Bereiche Ihres Betriebs auszuweiten, empfiehlt es ich mit einer Buchhaltungssoftware für Handwerker zu arbeiten. Ihre Bautagebucheinträge lassen sich meist nahtlos beim entsprechenden Projekt hinterlegen. So sind alle Informationen digital und zentral für alle Beteiligten ersichtlich. Auch die Weiterbearbeitung Ihrer Aufträge gestaltet sich so einfach und effizient.

Darum ist eine Baudokumentation so wichtig

Mit Ihrem Handwerksbetrieb sehen Sie sich tagtäglich zahlreichen Daten verschiedener Objekte auf Baustellen unterschiedlichster Art und Größe gegenüber. Ohne eine systematische Speicherung und Zuordnung einzelner Tätigkeiten, Verträge und Vorkommnisse geht die Übersicht schnell verloren. Zum einen können Sie diese Aufgabe mit einer digitalen Archivierung, bestenfalls innerhalb Ihres Rechnungsprogramms lösen. Mit einer digitalen Bautagebuch-Software haben Sie außerdem jederzeit Zugriff auf gewünschte Inhalte, sparen Platz in den Regalen Ihrer Geschäftsräume und können in Echtzeit mit Projektbeteiligten kommunizieren.

Hochwertige Handwerker-Apps z.B. zur mobilen Auftragsabwicklung enthalten darüber hinaus Kalkulationstabellen, die Option zu einfachen Stundenlohnabrechnungen sowie Platz zum Eintragen besonderer Vorkommnisse wie Arbeitsunterbrechungen. Sie selbst können jederzeit noch einmal die Qualität und Menge Ihrer Dachziegel überprüfen, die Anzahl der Stromleitungen berechnen oder plötzliche Änderungswünsche des Bauherren beim Einbau seiner Solarheizanlage notieren. Filter- und Suchfunktionen sowie langfristige und sichere Speichermöglichkeiten komplettieren  Baustellen-Apps für Handwerker jeder Branche.

Schließlich halten Sie mit der lückenlosen Dokumentation Ihrer Arbeit in Wort und Bild bei eventuellen Klagen auch Beweise in den Händen, die Ihnen am Ende die Zahlung von Entschädigungen oder Ausführung von Nachbesserungen ersparen.


Sollten auch private Bauherren ein Baustellentagebuch führen?

In der Regel verfügen private Bauherren nicht über das benötigte Fachwissen zur brauchbaren Erstellung eines Bautagebuches, ihre Aufzeichnungen haben keine rechtliche Relevanz. Immer mehr Auftraggeber nutzen jedoch die Möglichkeit, zur eigenen Erinnerung oder zum Informationsaustausch mit anderen Bauherren Stichpunkte zum Fortschritt der Bauarbeiten abzuspeichern. Aufgrund des Datenschutzes verarbeiten nur wenige ihre Erfahrungen als öffentlich einsehbare Blogbeiträge.

Bau-Blog mit Bildern erstellen

Sie selbst können allerdings kostenlose Blogs erstellen. Nicht nur dienen Fotografien der lückenlosen Dokumentation Ihres Bauprojektverlaufes und in diesem Zusammenhang als Beweisgrundlage Ihrer Tätigkeit. Mit einer bildlichen Darstellung der Verlegung Ihrer Kabel oder Dämmung von Hauswänden können Sie auch Interessenten überzeugen und als Neukunden gewinnen.

  • WordPress bietet Ihnen die Möglichkeit, ohne jegliches Vorwissen Ihren eigenen Foto-Blog zu erstellen. Sie können in dem übersichtlichen Baukastensystem aus unterschiedlichen Themenvorlagen wählen und Ihre Bilder mit einem einfachen Mausklick via Web-Interface laden.
  • Blogspot ist mit dem Google-Dienst Blogger verbunden und beliebt aufgrund der übersichtlichen Bilder-Darstellungsoptionen bei gleichzeitig einfacher Bedienung.
  • Jimdos Bildergalerie enthält gleich vier Möglichkeiten der Fotodarstellung: Ändern Sie die Ansicht auf Ihre Baustellentätigkeit durch eine regelmäßige Mischung aus der Horizontalen oder Vertikalen, als Raster oder Slideshow.

Je professioneller Ihre Bildergalerie, desto mehr potenzielle Kunden können Sie überzeugen.

Beispiele mit Fotos

Private Bauherren nutzen ihre Bautagebücher vor allen Dingen um den Fortschritt ihres Bauvorhabens zu zeigen. Sie verfolgen praktisch einen anderen Zweck. Auch Sie als Handwerksbetrieb können Auszüge aus solchen Bautagebüchern als Referenz verwenden. Hier haben wir einige Beispiele von privaten Bautagebüchern für Sie zusammengefasst.

Werfen Sie einen Blick auf das KSC Bautagebuch mit seinem Wildparkstadion, die Ferienanlage Baltischer Hof oder das Berger Feld von Schalke 04 und lassen Sie sich inspirieren!

 

 

Bautagebuch Stadionneubau KSC (Quelle:Karlsruher Sport-Club Mühlburg-Phönix GmbH & Co. KGaA )

Bautagebuch Stadionneubau KSC

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Bautagebuch Baltischer Hof (Quelle:WBG Projektentwicklung GmbH & Co. KG)

Bautagebuch Baltischer Hof

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Bautagebuch - Das neue Berger Feld (Quelle: FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V.)

Bautagebuch - Das neue Berger Feld

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Fazit

Ob App oder manuelles Ausfüllen. Dokumentieren Sie mit innovativen Programmen Ihren kompletten Bauablauf von Anfang bis Ende. Profitieren Sie von einer übersichtlichen Strukturen, individuell anpassbaren Vorlagen und einem jederzeitigen Rückgriff auf einzelne Bauphasen.