Streit V.1 unterstützt das ZUGFeRD-Format. Die Zeiten von Rechnungen in Papierform und Ordnerstapeln sind damit vorbei. n Unternehmensbereiche ist die Handwerkersoftware Streit V.1.

Mit Streit V.1, ZUGFeRD und X-Rechnung ins digitale Rechnungs-Zeitalter

Elektronische Rechnungen setzen sich immer mehr durch. Für öffentliche Aufträge des Bundes sind diese ab November 2020 verpflichtend. Nicht nur deshalb sollten auch Handwerksbetriebe auf das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD bzw. X-Rechnung umstellen. Wir erläutern, welche Voraussetzungen nötig sind um das elektronische Rechnungsdatenformat zu nutzen,  warum ZUGFeRD den Arbeitsalltag um ein Vielfaches vereinfacht und wie das Rechnungsformat in die Software Streit V.1 integriert ist.

Infobox - ZUGFeRD

Das nationale Dateiformat ZUGFeRD, was die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ ist, etabliert sich mehr und mehr innerhalb der Betriebe. Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), eine Plattform von nationalen Verbänden, Ministerien und Unternehmen, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird. Als hybrides Datenformat können Rechnungen damit digital und papierlos und nach europäischer Norm empfangen, gesendet und weiterverarbeitet werden. Die Praxis zeigt: Auch im Handwerk wird das ZUGFeRD-Format zunehmend bevorzugt.

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E-Rechnung - was wird eigentlich gefordert?

Viele Handwerksbetriebe versenden Ihre Rechnungen schon lange im PDF-Format elektronisch per E-Mail. Dieses wird vom Finanzamt auch vollständig als Beleg anerkannt. Doch wie sieht es mit der Weiterverarbeitung der Daten, die aus der Rechnung stammen aus? Die Informationen können aus einer reinen PDF-Datei nicht einfach automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden. Deshalb gilt die reine PDF-Datei aus behördlicher Sicht auch nicht als korrekte elektronische Rechnung. Als elektronische Rechnungen gelten nur Rechnungen, die als strukturierter Datensatz gesendet und empfangen werden und in einem Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine Lösung ist die X-Rechnung. Diese basiert auf einer XML-Datei und ermöglicht den Austausch und die Weiterverarbeitung eines strukturierten Datensatzes ohne manuelle Eingriffe. Nach EU-Vorgaben muss der Rechnungsaustausch mit öffentlichen Behörden so erfolgen. Optisch gesehen erfüllt dieses Rechnungsformat jedoch nicht den Anspruch an einen Rechnungsaustausch. Eine Alternative ist daher das ZUGFeRD-Format.

ZUGFeRD - Kombination der Vorteile von PDF und X-Rechnung

Das hybride Datenformat ZUGFeRD integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format mit dem PDF-Format. Die Optik der Rechnung entspricht demnach einer PDF. Zudem erlaubt das Rechnungsformat durch die mitgelieferte XML-Datei, als zweite Komponente, ein standardisiertes Auslesen der Rechnungsdaten, wie z.B. den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer oder Rechnungspositionen und gewährleistet damit die Einhaltung von Richtlinien und rechtlichen Anforderungen. Die Weiterverarbeitung und die Extraktion der strukturierten Daten ist also wie bei der X-Rechnung problemlos möglich. Die Daten können damit in das jeweils eigene System eingelesen und weiterverarbeitet werden.

Die aktuellste Version ZUGFeRD 2.1.1 ist seit 01. Juli 2020 öffentlich. ZUGFeRD 2.1.1 ist vollständig im Einklang mit der europäischen Norm EN 16931 und mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014.  Gemäß dieser ist die elektronische Rechnungslegung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen des Bundes verpflichtend – ab 27. November 2020 gilt das auch verbindlich für Deutschland. In dieser neuesten ZUGFeRD-Version wird in diesem Zuge mit dem XRechnungs-Profil ein weiteres Profil zur Verfügung gestellt, dass zudem die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Bundesbehörden in Deutschland erfüllt. ZUGFeRD 2.1.1 und der deutsch-französische Standard für hybride Rechnungen Factur-X, sind außerdem vollständig kompatibel, so dass bereits seit März 2020 technisch betrachtet die gemeinsame Kennung Factur-X genutzt wird.

Wichtiger Hinweis: Obwohl die XML-Datei, die in PDF-Dateien nach ZUGFeRD 2.1.1 eingebettet wird, der aktuellen X-Rechnung entspricht, akzeptieren Bundesbehörden derzeit ausschließlich das Format X-Rechnung. Anwender unserer Handwerkersoftware Streit V.1 können Rechnungen in beiden Formaten ausgeben und sind damit auf der sicheren Seite.

 

ZUGFeRD und Streit V.1

Ein Beispiel für die optimale und übergreifende Integration des ZUGFeRD-Formates auf alle relevanten Unternehmensbereiche ist die Handwerkersoftware Streit V.1 der Streit Datentechnik GmbH. Nicht nur der Rechnungsempfang und -versand wird mit Hilfe von ZUGFeRD abgewickelt. Auch der gesamte Rechnungsprüfungsprozess inkl. einfacher Rückverfolgung bis zur Bestellung wird vereinfacht. Mit der aktuellen Version 24.1 der Software Streit V.1 wird die volle Funktionalität aller ZUGFeRD-Versionen beim Im- und Export sowie bei der Weiterverarbeitung ermöglicht.

Ein Pluspunkt: Die revisionssichere Archivierung

Nutzen Handwerksbetriebe eine kaufmännische Software mit integriertem Archiv, wie die Handwerkersoftware Streit V.1, lassen sich die Rechnungen vollautomatisch beim jeweiligen Kunden / Lieferanten als PDF hinterlegen und somit archivieren – ganz ohne Ordner und Papierablage. Auch die gesetzlich vorgeschriebene revisionssichere Archivierung wird damit sichergestellt.

ZUGFeRD-Rechnungen mit Streit V.1 empfangen, senden und verarbeiten - Beispiel aus der Praxis

 Frau Meier in der Buchhaltung ist glücklich. Seit sie ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und senden kann, ist sie um ein Vielfaches schneller. Und das in gleich mehrerlei Hinsicht. Nach der Durchführung einer Bestellung liegt schon nach kurzer Zeit die elektronisch empfangene Rechnung vor und der Rechnungsprüfungs- und Zahlungsprozess steht an. Die Bestellnummer ist auf der Rechnung aufgeführt. Durch den Import dieser Nummer, kann Frau Meier die Bestellung in null-komma-nix innerhalb ihrer Branchenlösung Streit V.1 ausfindig machen und abgleichen. Auch der Zahlungsvorgang ist schnell erledigt. Frau Meier exportiert die benötigten Daten und kann diese beim Zahlungsprozess verwenden. Vor der Einführung der Branchenlösung mit ZUGFeRD-Unterstützung lief das noch anders ab. Frau Meier musste die Rechnungsdaten mühsam abtippen, damit Sie diese weiterverarbeiten konnte. Ein Arbeitsschritt mit hohem Fehlerpotenzial. Das Abgleichen mit der Bestellung war ein ebenso zeitraubendes Unterfangen. Die Bestellung zur Rechnung musste vor der Prüfung erst herausgesucht werden.

Bereits in der Kundenverwaltung der Handwerkersoftware Streit V.1 wird der Export von ZUGFeRD-Rechnungen voreingestellt.
Bereits in der Kundenverwaltung der Handwerkersoftware Streit V.1 wird der Export von ZUGFeRD-Rechnungen voreingestellt.
Innerhalb der Software Streit V.1 werden Rechnungen aus dem Projekt im ZUGFeRD-Format exportiert.
Innerhalb der Software Streit V.1 werden Rechnungen aus dem Projekt im ZUGFeRD-Format exportiert.

Die Vorteile von ZUGFeRD im Überblick

Geldersparnis

z.B. für Porto, Papier, Druckertinte/Toner

Zeitersparnis

durch die Digitalisierung von Rechnungseingängen, -ausgängen und -weiterverarbeitung

Vereinfachter Rechnungsprüfungsprozess

durch die Kombination mit einem Workflow vom Eingang bis zur Freigabe der Rechnung.

Einsparung von Platz-und Lagerfläche

Das Abheften und Archivieren von Papierrechnungen entfällt.

direkte Verfügbarkeit

direkter Zugriff auf Rechnungen von überall aus und  für alle beteiligten Mitarbeiter.

digitale Belegübergabe

z.B. an den Steuerberater