Die Suche nach Werkzeugen verursacht unnötigen Zeitaufwand und kann mit einer Werkzeugverwaltung in der Branchensoftware vermieden werden.

Fachartikel: Werkzeugverwaltung – Werkzeuge finden und nicht suchen

Der Wert des mobilen Inventars eines Handwerksbetriebes steigt Jahr für Jahr: Spezialwerkzeuge, Messgeräte, Firmenfahrzeuge und Arbeitshilfen haben daran einen wachsenden Anteil. Gleichzeitig steigt mit der Komplexität dieser Arbeitsmittel auch der Wartungs- und Prüfungsbedarf. Eine moderne kaufmännische Branchensoftware für das Handwerk enthält deshalb Module, die eine einfache und transparente Verwaltung dieses mobilen Inventars ermöglichen.

Wo steckt der große Akkuschrauber? Und warum ist nur noch einer der beiden Akkus im Koffer? Fragen wie diese kennt jeder Monteur. Oft fallen fehlende Bohrersätze und defekte Akkus erst bei der nächsten Baustelle auf. Dann, wenn es zu spät ist. Arbeiten werden dadurch erschwert oder können im schlimmsten Fall gar nicht ausgeführt werden. Spätestens hier beginnt eine fehlende Werkzeugverwaltung, den Betrieb Geld zu kosten.

Schnelle Anlage, transparente Prüfungstermine

Dabei kostet die Werkzeugverwaltung kaum zusätzliche Zeit. Beim Einkauf der Werkzeuge, Leiter, Gerüste oder Fahrzeuge wird der jeweilige Typ einmalig im Artikelstamm angelegt. Wurden zum Beispiel vier neue Akkubohrhammer angeschafft, genügt die einmalige Datenübernahme aus dem Artikelstamm in die Werkzeugverwaltung. Dort werden vier neue Werkzeugdatensätze mit jeweils unterschiedlichen, frei zu vergebenden Seriennummern erstellt. Schon während der Anlage des Gerätes können die nötigen Prüfungen für das Werkzeug eingetragen und terminiert werden. Anstehende Prüfungen können zum Beispiel TÜV-Termine bei Fahrzeugen, die berühmten „Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel“ (BGV A3/DGUV Vorschrift 3) bei Elektrowerkzeugen oder Gerüstprüfungen durch befähigte Personen sein.

Eingetragene Prüfungen werden werkzeugübergreifend in einer jederzeit aktuellen Liste gesammelt. So hat der verantwortliche Mitarbeiter den Überblick und kann die entsprechenden Gerätschaften pünktlich zum Prüfungstermin in den Betrieb zurückholen oder für die Ausgabe sperren.

Nachvollziehbare Wege

In der Werkzeugverwaltung sind je nach Regelung im Betrieb sowohl alle dauerhaft in einem Fahrzeug oder bei einem Mitarbeiter verbleibenden Geräte als auch die stationären oder fallweise benötigten Werkzeuge und Arbeitshilfen hinterlegt.

Hier ein Beispiel für den klassischen Ablauf einer modernen Werkzeugverwaltung: Ein Monteur benötigt eine große Kernbohrmaschine für seine Baustelle. Mit wenigen Mausklicks wird hierfür ein Ausgabeschein erstellt. Die meisten Felder des Scheins sind vom System bereits automatisch ausgefüllt worden. Es ist nur der Mitarbeiter einzutragen, der das Gerät einsetzt, sowie optional der voraussichtliche Rückgabetermin. Per Unterschrift übernimmt der Geselle das Werkzeug. Ist die Maschine bereits bei einem anderen Mitarbeiter im Einsatz, ist im System sofort ersichtlich bei wem.

Wird während der Verwendung eines Werkzeugs zum Beispiel eine stumpfe Bohrkrone oder ein anderer Mangel festgestellt, so macht der Monteur einen Vermerk bei der Erstellung des Rücknahmescheins. Für eine sofortige Reparatur kann der verantwortliche Mitarbeiter direkt einen Reparaturausgabeschein erstellen. Damit ist das Werkzeug für weitere Einsätze bis zur Reparatur gesperrt.

Wartungs- und Wechselintervalle einhalten

In der Werkzeugverwaltung ist es durch die einfache Erstellung von Übersichtslisten jederzeit möglich, im Umlauf befindliche, zur Reparatur anstehende oder zu prüfende Werkzeuge zu finden. Die Verwaltung von Prüfungen kann sich auch im Bereich der Akku-Werkzeuge als Segen herausstellen: Wartungs- und Wechselintervalle stellen die Einsatzbereitschaft der Akku-betriebenen Arbeitsmittel sicher.

Durch das transparente Ausgabesystem werden die unnötigen Verweilzeiten von Werkzeugen in Firmenfahrzeugen reduziert. Diebstähle sind dadurch seltener möglich. Die regelmäßige Prüfung des Inhalts von so genannten „Sets“ – Werkzeugen, die aus mehreren Teilen bestehen oder eigenes Zubehör mitführen – vermeidet zudem, dass ein Werkzeug aufgrund fehlender oder defekter Teile nicht mehr eingesetzt werden kann.

Moderne All-in-One Branchenlösungen wie Streit V.1 von der Streit Datentechnik GmbH integrieren eine Werkzeugverwaltung so nahtlos in ihren Funktionsumfang, dass Werkzeugstammdaten aus Großhandelskatalogen direkt in die Artikelstammdaten und von dort in die Werkzeugverwaltung übernommen werden können. Damit ist der Mehraufwand für die Verwaltung der Arbeitsmittel auf ein Minimum reduziert. Längere Standzeiten durch pünktliche Wartung und weniger Diebstähle kompensieren den Mehraufwand nicht nur, sie sparen Monat für Monat spürbar und reduzieren die notwendigen Investitionen in den Werkzeugbestand.

Autor: Tobias Funken, Streit Datentechnik GmbH

In der Werkzeugverwaltung können mobile Elektrowerkzeuge, Gerüste, Fahrzeuge und andere Arbeitshilfen zusammengefasst und überwacht werden. Abbildungen der Werkzeuge werden im Idealfall direkt aus dem Artikelstamm übernommen.
In der Werkzeugverwaltung können mobile Elektrowerkzeuge, Gerüste, Fahrzeuge und andere Arbeitshilfen zusammengefasst und überwacht werden. Abbildungen der Werkzeuge werden im Idealfall direkt aus dem Artikelstamm übernommen.
Streit V.1 Werkzeug Ausgabe Schein
Die Suche nach verschollenen Werkzeugen ist ein Zeitfresser und damit ein Kostenrisiko. Die kontrollierte Ausgabe der Werkzeuge, gekoppelt mit einer Verwaltung aller anstehenden Prüfungen, sorgt für Sicherheit und Transparenz.