Fahrzeug der Elektro Esser GmbH aus Trier.

Anwenderbericht: Software-Kauf braucht Weitsicht

Elektro Esser GmbH, Trier

Wenn der Geschäftsführer der Elektro Esser GmbH, Ralf Jakob, ein Projekt angeht, dann macht er es mit sehr viel Bedacht, einer ausführlichen Vorbereitung und unter Abwägung aller Möglichkeiten und Alternativen. „Wer schlecht plant“, so seine Überzeugung, „plant zweimal“. Darum hat er sich auch vor der Anschaffung einer neuen kaufmännischen Software für seinen Betrieb mehr als 15 Branchenlösungen angeschaut, bevor er sich für Streit V.1 von der Streit Datentechnik GmbH entschied.

„Mit den Produkten von heute Lösungen für die Ansprüche von Morgen suchen.“ Dieser Leitsatz ist Teil der Firmenphilosophie der Elektro Esser GmbH aus Trier. Gleichzeitig ist dies die größte Herausforderung, der sich die planenden Mitarbeiter des Unternehmens täglich stellen. Für ihre Kunden, die sowohl dem Privat- und Geschäftssektor als auch der öffentlichen Hand entstammen, erstellen sie Konzepte für Gebäude- und Anlagentechnik, die auf Nachhaltigkeit ausgelegt sind. Mit dem höchstmöglichen Maß an Flexibilität wird dafür Sorge getragen, dass die Installationen auch dann noch Bestand haben, wenn Anforderungen sich ändern oder neue Technologiegenerationen Einzug halten müssen. 

Seit 2010 arbeiten die inzwischen 30 Mitarbeiter in einem Neubau am Rande der Stadt. Der Firmensitz im alten Ortskern platzte bereits bei den damals beschäftigten 20 Mitarbeitern aus allen Nähten. „Wachstum ja“, sagt Ralf Jakob, „aber immer nur so viel, wie das Unternehmen verkraften kann.“ Um ein Gespür für Trends im Markt zu entwickeln und sich mit Kollegen auszutauschen engagiert sich Ralf Jakob im Netzwerk Arbeitskreis „Frankfurt 1“ der Firma Busch-Jaeger. Auch mit Betrieben aus Österreich hält er in der Netzwerkgruppe „World One“ regelmäßig Kontakt. 

Unter anderem diese Quellen zapfte der Elektromeister an, als er vor sechs Jahren vor der Neuanschaffung einer kaufmännischen Software stand. Das Vorgängerprogramm basierte noch auf MS DOS und entwickelte sich seit Jahren nicht weiter. Mit Flickwerk wie Excel-Listen wurden zwar einige Funktionslücken provisorisch geschlossen, das Kernprodukt schien jedoch ausgereizt. „Dann muss man irgendwann eine Entscheidung treffen“, beschreibt Jakob die damalige Situation. Er begann sich in seinem Netzwerk, bei Handwerkskammern und Meisterschulen nach am Markt verfügbaren Lösungen zu erkundigen und ließ sich erste Empfehlungen aussprechen.

Ralf Jakob, Geschäftsführer der Elektro Esser GmbH
Ralf Jakob, Geschäftsführer der Elektro Esser GmbH
Schnittstellen zu Großhändlern und sinnvolle Tools für das Tagesgeschäft erleichtern die Arbeit bei Elektro Esser.
Schnittstellen zu Großhändlern und sinnvolle Tools für das Tagesgeschäft erleichtern die Arbeit bei Elektro Esser.

Entscheidungsfindung beim Softwarekauf

„Als dann 15 Produkte auf meiner Liste standen, wurde mir klar, dass eine Entscheidung nicht kurzfristig möglich war“, erinnert sich der Unternehmer. „Alles in allem zog sich die Auswahl über ein knappes Jahr hin. Natürlich mit den üblichen Unterbrechungen durch dringende geschäftliche Projekte.“ Zunächst kamen 5 Programme in die engere Auswahl. Wenig später präsentierten drei Anbieter ihre Produkte vor Ort.

Bei der Auswahl seiner zukünftigen ERP-Software legte Ralf Jakob dieselben Maßstäbe an wie bei den technischen Installationen, die er für seine Kunden plant und umsetzt. Selbst am weitesten Horizont sollten keine Einschränkungen in Funktionalität und Flexibilität erkennbar sein. Von der technologischen Basis des Produktes erwartete er Zukunftsfähigkeit und Investitionssicherheit. Optionale Programmmodule und ein auf die Branche zugeschnittener Leistungsumfang sollten dafür sorgen, dass dem gesunden Wachstum seiner Firma nicht noch einmal eine Software im Weg stehen würde. 

Einen weiteren Schwerpunkt für die Entscheidungsfindung bildete der Support der einzelnen Anbieter. Um herauszufinden wie es um die Erreichbarkeit, Freundlichkeit und vor allem die Kompetenz der Hotline und der Berater stand, griff Ralf Jakob zu einer naheliegenden Methode: Er rief einfach an und stellte die Fragen, die er zu den Produkten noch auf seiner Liste hatte. „Wenn ich ein Problem in meiner Software habe, dann ist es akut. Nicht selten habe ich einen Submissionstermin im Nacken. Daher brauche ich sofort Hilfe und möchte keine langen Wartezeiten bis zu einer Antwort in Kauf nehmen müssen“, beschreibt der Elektromeister seine Erwartung. „Deswegen war es mir wichtig, dass der Support meine Fragen direkt bearbeiten und im Regelfall sofort lösen kann.“

Ein befreundeter Meister aus der Region hatte ihm bereits in einem der zahlreichen Software-Gespräche in breitestem Trierer Dialekt empfohlen: „Geh‘ bei de‘ Streit. Die machen dat so!“ Diese Empfehlung bestätigte sich, als Ralf Jakob seinen Testanruf bei der Streit Datentechnik GmbH machte. Tatsächlich waren seine Fragen innerhalb eines einzigen Telefonates geklärt.

Mitarbeiter entscheiden mit

Nicht zuletzt hatten die kaufmännischen Mitarbeiter der Firma Esser bei der Entscheidung ein Wort mitzureden. Auf langen Listen wurden Pro und Kontra der verbliebenen drei Lösungen zusammengefasst. Alle Kollegen hatten bei der alten Software sinnvolle branchenspezifische Funktionen wie Leistungskataloge, Großhandelsschnittstellen, Kalender für die Monteurplanung oder eine sinnvoll gestaltete Vorbelegerfassung vermisst. „Eine alltägliche Situation war früher die Nachfrage beim Monteur nach dem Material, dass auf einer Baustelle verarbeitet wurde“, erklärt Ralf Jakob. „Mit einem Vorbeleg können die meisten Rückfragen vermieden und die Rechnungen ohne Hürden gestellt werden.“

Unterm Strich fiel auf Basis der Pro- und Kontralisten eine klare Entscheidung für Streit V.1 von der Streit Datentechnik GmbH. „Die Software hat mir von Anfang an gefallen“, erinnert sich Ralf Jakob an die erste Begegnung mit der Programmoberfläche. „Alles machte einen sehr professionellen und klar strukturierten Eindruck.“ Der bestätigte sich auch während der Produktpräsentation durch die Firma Streit: „Mein Ansprechpartner war kein überheblicher Verkäufertyp, sondern ein sympathischer Fachmann, der die Software sehr gut kannte, meine Anforderungen verstand und sofort die Wege im Programm aufzeigen konnte.“

Umstellungsprozess und Inbetriebnahme von Streit V.1

Im November desselben Jahres ist die neue Software-Lösung auf den Systemen der Firma Esser installiert worden. Hierfür war die Anschaffung eines neuen Servers nötig. Nur so konnte der volle Leistungsumfang von Streit V.1 ausgeschöpft werden. „Diese Anschaffung wäre auf kurz oder lang bei jedem neuen System notwendig gewesen“, resümiert Ralf Jakob. „Eine moderne Software braucht moderne Hardware, sonst profitiert man nur von der Hälfte der Vorteile, die eine solche Lösung bringen kann.“ 

Die Umstellung ging zügig voran. Innerhalb von zwei Tagen wurde alles installiert und erste Formulare, Dokument- und Belegvorlagen wurden im Design der Firma Elektro Esser erstellt und eingebunden. „Wir haben uns entschieden, die Gelegenheit der Software-Umstellung zu nutzen und alle Kundendaten komplett neu einzugeben“, erklärt der Firmenchef. Zwar wäre eine Datenübernahme durch die Firma Streit kein Problem gewesen. „Aber durch die über die Jahre gewachsenen und von vielen Mitarbeitern gepflegten Daten hatten sich viele Unregelmäßigkeiten und Inkonsistenzen eingeschlichen. Bei der alten Software gab es keine Möglichkeit, Zugriffsrechte einzuschränken. Dadurch konnte jeder Mitarbeiter an den Stammdaten arbeiten. Bei der Umstellung fanden wir deshalb nicht selten Adressen, die fünf- oder sechsmal angelegt waren.“

Seit der Software-Umstellung wurde die Bearbeitung der Stammdaten auf eine Mitarbeiterin und ihre Urlaubsvertretung konzentriert. „Außer diesen beiden Kolleginnen darf niemand Kundendaten eingeben oder bearbeiten. Über die Rechtevergabe in Streit V.1 haben wir das entsprechend eingeschränkt.“ Diese Vorgehensweise gewährleistet, dass alle sechs Mitarbeiter der Fa. Esser, an deren Arbeitsplätzen Streit V.1 installiert ist mit einer hohen Datenqualität und -aktualität arbeiten können.

Der kaufmännischen Software Streit V.1 liegt eine Microsoft SQL-Datenbank zugrunde. Dieser Industriestandard bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Nicht nur ist die Datenbank sehr gut auf das Betriebssystem Windows aus gleichem Hause abgestimmt, sie ermöglicht außerdem einen enorm schnellen und sicheren gleichzeitigen Zugriff auf alle Daten und das auch bei extrem großen Datenmengen. 

Für Ralf Jakob war darüber hinaus ein weiterer Faktor extrem wichtig: die Datensicherung. „Da bin ich ein gebranntes Kind!“, entfährt es ihm. Mit der alten Software hatten wir einmal einen massiven Datenverlust. Seitdem bin ich da hinterher.“ Die Microsoft SQL-Datenbank lässt sich sehr komfortabel sichern. Bei der Firma Elektro Esser werden bereits im Server alle Daten auf mehrere Festplatten gespiegelt. Datensicherungen werden zum einen auf einer externen Festplatte abgelegt, die regelmäßig gewechselt und außer Haus aufbewahrt wird. Darüber hinaus werden weitere Komplettsicherungen auf einem externen Datenspeicher erstellt. 

Inzwischen setzt die Firma Elektro Esser Streit V.1 seit vielen Jahren ein. Die regelmäßigen Updates der Software halten alle Programmfunktionen auf dem neuesten Stand, auf Wunsch auch vollautomatisch. „Wir haben uns gegen die vollautomatischen Updates entschieden, um flexibel entscheiden zu können wann das Update durchgeführt wird“, erläutert Jakob. Er erhält eine Meldung an seinem PC, wenn eine neue Aktualisierung verfügbar ist und gibt sie zu dem von ihm gewünschten Zeitpunkt frei.

Streit V.1 Elektrokatalgo mit über 72.000 Artikeln und Leistungen

Den Streit V.1 Elektrokatalog mit über 72.000 Leistungen setzt das Trierer Unternehmen ebenfalls ein. Er wird jedes Wochenende automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Artikel und Leistungen, an denen die Mitarbeiter Anpassungen vorgenommen haben, können von dieser Aktualisierung ausgeschlossen werden, um die individuellen Kalkulationen beizubehalten. 

Besonders freute sich Ralf Jakob über ein Streit V.1 Upgrade im vergangenen Jahr. Mit dem „LV-Wizard“ kam eine Funktion ins Programm, die er selbst bei der Firma Streit angeregt hatte. 

„Richtig Spaß macht es mit dem LV-Wizard zu arbeiten, wenn Sie öffentliche Auftraggeber haben. Die haben alle das Standard-Leistungsverzeichnis. Und wenn das einmal eingelesen ist und die Positionen einmal bepreist wurden, sind die folgenden Leistungsverzeichnisse enorm schnell zu bearbeiten. Da decken dann die Zuordnungen vom LV-Wizard bereits 70-80% des gesamten Leistungsverzeichnisses ab.“

Viele der Fähigkeiten seiner neuen Software lernte Ralf Jakob mit den Jahren immer mehr zu schätzen. Darunter auch die flexibel anpassbare Benutzeroberfläche. Lächelnd erzählt er vom staunenden Gesicht des Kundendienstmeisters, dem die Position einiger Formularfelder nicht zusagte. Jakob verschob sie kurzerhand an den gewünschten Ort und ergänzte ein Feld, das sein Mitarbeiter vermisste. 

2012 wurde die Firma Esser mit dem g+h Innovationspreis ausgezeichnet. Erfolge wie dieser spornen Ralf Jakob an, weiter daran zu arbeiten, dass seine Betriebsabläufe optimiert und für Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen effektiv sind. „Ich bin der Überzeugung, dass ich mit Streit V.1 das beste Software-Produkt für dieses Vorhaben im Einsatz habe“, stellt der Geschäftsführer fest. 

Die nächsten Ziele sind bereits gesetzt: „Wir möchten bei nächster Gelegenheit die Streit V.1 Zeiterfassung auf der Baustelle testen, um die Anzahl der Rapportzettel zu reduzieren und die Nachkalkulation der Projekte nahezu in Echtzeit verfügbar zu machen. Zusätzlich werden wir den internen Kalender der Software noch ausgiebiger nutzen um unsere Monteurplanung zu optimieren.“

Tobias Funken, Streit Datentechnik GmbH

Unter anderem arbeitet die Elektro Esser GmbH mittlerweile mit der mobilen Auftragsabwicklung.
Unter anderem arbeitet die Elektro Esser GmbH mittlerweile mit der mobilen Auftragsabwicklung.