Mobile Auftragsabwicklung mit großer Zeitersparnis
Einsatzzentrale der Elmatic GmbH in Hamburg.

Anwenderbericht: Mobile Auftragsabwicklung mit großer Zeitersparnis

Elmatic GmbH, Hamburg

Auf  dem  Weg  zum  papierlosen  Auftragsmanagement  setzen  viele  Unternehmen  auf  den  mobilen  Einsatz  ihrer  Branchensoftware.  Kosteneffiziente  und  kundenorientierte  Lösungen  zur  mobilen  Auftrags-  und  Serviceabwicklung  via  Net-  oder  Notebook  stehen  dabei  für  Klein-  als  auch  Großbetriebe  im  Vordergrund.  So  auch  bei  der  Elmatic  GmbH  in  Hamburg,  die  mit  bundesweit  über  550  Beschäftigten  u. a.  im  Bereich  der  Instandhaltung  und  Instandsetzung  in  der  gesamten  Gebäudetechnik  tätig  ist  und  durch  den  Einsatz des kaufmännischen Programms „Streit V.1“ die Vorteile einer solchen Komplettsoftware aufzeigen kann.

Mobilität spielt mittlerweile die Hauptrolle in immer mehr Unternehmensbereichen. Gerade für Betriebe aus der Branche Haustechnik und Gebäude-management eröffnet sich mit so genannten mobilen Lösungen zur Auftrags- und Serviceabwicklung eine Vielzahl von Optimierungs-chancen in Sachen Effizienz. Auf dem Weg zum papierlosen Auftragsmanagement setzen viele Unternehmen auf den mobilen Einsatz ihrer Branchensoftware. Das Ausstellen der „klassischen“ Wartungs- und Serviceaufträge in Papierform für die Monteure ist Geschichte. Der kosteneffiziente und kundenorientierte Einsatz der mobilen Auftrags- und Serviceab-wicklung via Net- oder Notebook bestimmt zunehmend den Arbeitsalltag der Betriebe. Wir wollten wissen, welche Vorteile einem Unternehmen – ob Kleinst-, Mittel- oder Großbetrieb – der Einsatz einer mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung bringt und sprachen deshalb mit Mihai Pantea, dem IT-Verantwortlichen und Assistenten der Geschäftsleitung der ELMATIC GmbH in Hamburg.

Bereits seit vielen Jahren setzt das Unternehmen für Gebäude-management auf die kauf-männische Komplettsoftware Streit V.1® aus dem Hause Streit Datentechnik GmbH. Aktuell arbeiten 450 Mitarbeiter mit der Branchensoftware – davon 210 Monteure mit der mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung, 100 werden noch in der anstehenden Ausbaustufe folgen.

Die ELMATIC GmbH versteht sich als Spezialist für Instandhaltung und -setzung bestehender Anlagen in der gesamten Gebäudetechnik. Neben dem Hauptfirmensitz in Hamburg werden an insgesamt 19 Niederlassungen und sechs Service- und Vertriebsstützpunkten bundesweit über 550 Mitarbeiter, davon 310 Monteure, beschäftigt.

Alle Aufträge stehen dem Monteur auf seinem Notebook übersichtlich zur Verfügung
Alle Aufträge stehen dem Monteur auf seinem Notebook übersichtlich zur Verfügung
Mit einem Notebook mit Touchbildschirm lassen sich Aufträge direkt vor Ort vom Kunden unterschreiben.
Mit einem Notebook mit Touchbildschirm lassen sich Aufträge direkt vor Ort vom Kunden unterschreiben.

Transparenz und Service für Auftraggeber dank Webportal

Gerade in Zeiten stetig steigenden Wettbewerbsdrucks ist es für Unternehmen wichtig, sich von den Mitbewerbern abzugrenzen. So stellten überregionale Großkunden für eine weitere Zusammenarbeit mit der ELMATIC GmbH neue Anforderungen. Voraussetzung war die zeitnahe Dokumentation und Überprüfung geleisteter Arbeiten der ELMATIC Monteure – in diesem Fall innerhalb von 24 Stunden. Die Lösung: eine Übermittlung und Integration aller erforderlichen Auftragsdaten in ein von Streit Datentechnik entwickeltes Webportal, in dem die Großkunden Zugriff auf die relevanten Daten haben. Somit ist für den Auftraggeber der jeweilige Auftragsstatus jederzeit einsehbar, egal ob Wartungsaufträge oder Störungsmeldungen erledigt, teilweise erledigt oder unbearbeitet sind. In Zusammenarbeit mit der ELMATIC GmbH entwickelte die Streit Datentechnik gemäß den Voraussetzungen ein Portal, das nicht nur diesen Anforderungen gerecht wurde, sondern weitaus mehr Komfort für die Mitarbeiter der Großkunden bietet. Untergliedert in die verschiedenen Filialbetriebe, steht dem Großkunden online ein absolut lückenloses, elektronisches Archiv zur Verfügung, das jederzeit abrufbar ist. Welcher Mitarbeiter hat die Störungsmeldung in Auftrag gegeben? Wer hat abschließend unterschrieben? Auch alle Wartungsberichte stehen als Excel-Tabelle zur Einsicht bereit. Wird eine Rechnung nochmals benötigt, genügt ein Mausklick.

Doch wie funktioniert die mobile Auftrags- und Serviceabwicklung in der Praxis? Wir konnten ELMATIC-Monteuren bei ihrer Arbeit über die Schulter schauen.

Dafür begleiteten wir einen ELMATIC Monteur zu einem Großkunden, wo Wartungsarbeiten an der Heizanlage auszuführen waren.

Auf seinem Notebook stehen dem Monteur sowohl terminierte als auch nicht terminierte Wartungs- und Serviceaufträge zur Verfügung. Alle relevanten Kunden- und Objekt-Stammdaten sind griffbereit. Durch eine sofortige Synchronisation zwischen Notebook und Zentrale stehen nicht nur dem Monteur jederzeit die kompletten Informationen zur Verfügung, sondern auch den Mitarbeitern in der ELMATIC Zentrale.

Anlagen- und Gerätedaten können in einem Wartungsbericht aufgenommen werden. Auch die aktuellen Messdaten, wie zum Beispiel Abgasverluste, Drücke oder Ströme, werden dort eingepflegt.

Elektronische Unterschrift des Auftrages

Nachdem der Wartungsauftrag abgeschlossen ist, wird dieser vom Kunden bewertet. Diese optionale Arbeitsbeurteilung ist bei ELMATIC Pflicht und Teil einer umfassenden Qualitätssicherung. Durch den Einsatz von Notebooks mit Touchbildschirm kann der Auftrag abschließend vom Kunden elektronisch unterschrieben werden. Eine Ausfertigung des unterschriebenen Auftrages erhält der Kunde sofort nach erledigter Arbeit per Fax oder E-Mail. Eine weitere elektronische Ausfertigung wird an das Streit V.1® Archiv mit allen erfassten Abrechnungs- und Messdaten übermittelt und steht zur weiteren Verarbeitung, z. B. zur Rechnungsstellung, in der ELMATIC-Zentrale bereit.

Sollte dem Monteur vor Ort keine Online-Verbindung zur Verfügung stehen, läuft die Bearbeitung automatisch im „Offline-Betrieb“ ab. Erfasste Daten und unterschriebene Wartungs- und Serviceaufträge werden auf dem Notebook gespeichert. Ist die Online-Verbindung wieder hergestellt, läuft der Versand im Hintergrund ab, so dass der Monteur seine Arbeit ungestört fortsetzen kann.

Werden Mängel beim Einsatz vor Ort festgestellt, benachrichtigt der Monteur mittels der mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung den Sachbearbeiter in der Zentrale, so dass zügig alle notwendigen Maßnahmen getroffen werden können. Das gewährleistet die fristgerechte Behebung auftauchender Mängel.

Neue, nicht terminierte Aufträge vor Ort bearbeiten

Immer noch prüfen wir, wie sich die mobile Auftragsabwicklung aus dem Hause Streit im Tagesgeschäft der ELMATIC GmbH schlägt. Gerade erhält der Monteur eine ebenfalls mittels Streit V.1® übermittelte SMS mit der Info, dass ein neuer Wartungsauftrag eingegangen ist. Der Monteur informiert den Disponenten in der ELMATIC-Zentrale mithilfe der mobilen Lösung, dass er den Auftrag bearbeitet und selbst terminiert.

Der 24h-Service der ELMATIC GmbH stellt sicher, dass rund um die Uhr – sowohl telefonisch als auch über das Webportal – Störungsmeldungen angenommen werden können. Auch dieser Auftrag kann nach den Vorgaben ausgeführt werden. Nachdem der bewertete und unterschriebene Auftrag an die Zentrale verschickt wurde, kann der Monteur weitere Aufträge bearbeiten. In der Praxis, so erzählt mir der Monteur, werden dank der mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung täglich mehrere Aufträge von einem Monteur bearbeitet. Trotz der enorm gestiegenen Auftragszahl wurden die Bearbeitungs-Laufzeiten innerhalb der ELMATIC GmbH reduziert. So wurde die Zeitspanne von der Durchführung der Arbeiten bis zur Rechnungsstellung um 85 Prozent verringert. Ein beachtlicher Zeitgewinn im Vergleich zur bisherigen Auftrags- und Serviceabwicklung.

Automatische Erfassung aller Auftragszeiten

Ein weiterer Vorteil der mobilen Auftragsbearbeitung mit Streit V.1® liegt in der automatischen Zeiterfassung. Die Arbeitszeiten werden in produktive und unproduktive Tätigkeiten unter-teilt. Produktive, auftragsbezo-gene Tätigkeiten lassen sich zeitlich in Anfahrt, Hauptarbeit, Pausen und Abfahrt erfassen. Unproduktive Tätigkeiten wie Inspektion bzw. Vorbereiten des Firmenwagens können mit Streit V.1® ebenfalls digital verbucht werden. Die so angegebenen Arbeits- und Montagezeiten sind jederzeit vom Monteur und vom Mitarbeiter in der Zentrale abrufbar. Übersichtliche Auswertungen geben der Controlling- und Personal-Abteilung Aufschluss über Auslastung, Effektivität und Produktivität des jeweiligen Mit-arbeiters, Auftrags und Kunden.

Unser Fazit:

Der Einsatz der mobilen Auftrags- und Serviceabwicklung mit der Branchenlösung Streit V.1® ist eine gut durchdachte, „runde“ Sache. Sie ermöglicht eine schnelle, kundenorientierte und zeitnahe Bearbeitung der Aufträge. Wartungsaufträge werden dank sicherer, lückenloser Terminierung auf Knopfdruck geplant und umgesetzt. Durch die Online-Anbindung via Notebook stehen dem Monteur alle von ihm benötigten Unterlagen jederzeit mobil zur Verfügung, so dass sich auch „außerplanmäßige“ Aufträge wie Störungsmeldungen bequem in das mobil funktionierende Tagesgeschäft integrieren lassen.

Die Branchensoftware Streit V.1® hat den Praxistest bestanden und bewiesen, dass sie den hohen Anforderungen der ELMATIC und deren Großkunden in jeder Situation gerecht wird. Zudem macht Streit V.1® Auftragszeiten und -ressourcen transparent und erleichtert so die Nachkalkulation.

Mit der übersichtlichen Darstellung der Aufträge durch einen Gruppen- oder Einzelkalender erfüllt die Branchenlösung Streit V.1® nicht nur für Großunternehmen wie ELMATIC, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen alle Anforderungen einer modernen, zukunftsoffenen Branchensoftware.

Infobox

Die ELMATIC GmbH aus Hamburg wurde 1957 gegründet und ist ein bundesweit tätiges Unternehmen mit über 550 Mitarbeitern. Die Kerngeschäfte liegen in den Gewerken Heizung/Feuerung, Raumlufttechnik, Klima, MSR/ Regelung und Leittechnik.

Das Kerngeschäft umfasst dabei die Instandhaltung und -setzung bestehender Anlagen in der gesamten Gebäudetechnik. Auch die Modernisierung, Teiler-neuerung und alle Maßnahmen zur Energieoptimierung zählen zu den Aufgaben der ELMATIC GmbH. An insgesamt 19 Niederlassungen und sechs Service- und Vertriebsstützpunkten wird jährlich ein Umsatz von ca. 64 Mio. Euro erwirtschaftet.

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