Revisionssichere Archivierung im Handwerk

Die revisionssichere Archivierung von Daten und E-Mails

Die revisionssichere Archivierung verwaltet und lagert aufbewahrungspflichtige sowie aufbewahrungswürdige Dokumente und Informationen eines Unternehmens. Elektronische Archiv- und Informationssysteme müssen eine Reihe strenger Anforderungen erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Einmal im Unternehmen eingerichtet, ist ein digitales Archiv für jede Art der Dokumenten- und Dateienablage nutzbar. Sie dient allen Unternehmensbereichen als verfälschungssichere sowie langzeitige Archivierung von digitalen Aufzeichnungen als elektronische Informationen. Digitale Aufzeichnungen können selbstverständlich auch Tonaufnahmen, Fotografien oder Videos sein, die zum Beispiel zur Dokumentation erbrachter Leistungen angefertigt wurden.

Möchten Sie in Ihrem Handwerksunternehmen eine elektronische Archivierungssoftware einsetzen, so sollten Sie vorher genau prüfen, ob diese den rechtlichen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung entspricht. Auf dieser Seite informieren wir Sie über die Vorgaben der Revisionssicherheit sowie wichtige Grundsätze der Dokumentenarchivierung.

Die revisionssichere Archivierung von Daten und E-Mails mit Streit V.1

Was ist eine revisionssichere Archivierung?

Revisionssicherheit meint das sichere und unveränderte Archivieren wichtiger sowie relevanter Dokumente und Unterlagen eines Unternehmens. Dabei ist einerseits zwischen speicherpflichtigen und andererseits zwischen speicherwürdigen Dokumenten zu unterscheiden. Erstere unterliegen laut Gesetz (Handelsgesetz/Steuergesetzgebung) einer bestimmten Aufbewahrungsfrist, die je nach Dokumententyp bis zu zehn Jahre betragen kann. Systeme, die solche aufbewahrungspflichtigen Informationen speichern, müssen auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch für die revisionssichere Langzeitarchivierung nutzbar sein. Die Kategorisierung und Festlegung der speicherwürdigen Dokumente übernimmt jedoch jedes Unternehmen in Eigeninitiative.

Das wesentlichste Merkmal für revisionssichere Archivierung mit Hilfe von Archivsystemen ist die Sicherstellung, dass sämtliche Informationen jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Die Aufbewahrung von elektronischen Informationen durch revisionssichere Speichersysteme lässt sich in drei Definitionen unterteilen:

Im Allgemeinen ist hiermit die datenbankgestützte, langzeitige, sichere sowie unveränderbare Aufbewahrung von Informationen gemeint. Maßgeblich für diese Definition ist die Reproduzierbarkeit sämtlicher Informationen.

Mit der Langzeitarchivierung ist die elektronische Aufbewahrung von Informationen für mehr als zehn Jahre gemeint.

Die revisionssichere Archivierung meint die Aufbewahrung von elektronischen und geschäftsrelevanten Informationen, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB) sowie der Abgabenordnung (§ 146, § 147, § 200) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, zukünftig GobIT) entsprechen. Maßgeblich ist die sowohl sichere als auch ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Informationen, die ebenso die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren berücksichtigt.

Definition: Revisionssicher oder Rechtssicher?

Speichersysteme gelten erst dann als revisionssichere Systeme, wenn ab dem Eingang des Dokuments in das Archiv über den Transport bis zur endgültigen Speicherung absolut sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren geht noch in irgendeiner Weise verändert wird. Der Begriff der revisionssicheren Archivierung existiert seit 1992 und wurde von Ulrich Kampffmeyer, einem deutschen Autor und Unternehmensberater, geprägt. Im Jahre 1996 wurde die revisionssichere Archivierung durch den Fachverband der Dokumentenmanagementbranche und dem Verband Organisations- und Informationssysteme im „Code of Practice“ als allgemein gültig veröffentlicht. Trotz der allgemeinen Gültigkeit des Begriffs gab es bereits bei der Prägung desselbigen Diskussionen, ob der Begriff Rechtssicherheit bzw. rechtssichere Archivierung nicht passender wäre. Letztendlich setzte sich die revisionssichere Archivierung durch.

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  • Übersichtliches Belegarchiv
  • Zeitersparnis bei der finalen Abrechnung
  • Schutz vor unabsichtlicher Datenveränderung
  • Hohe Nachprüfbarkeit
  • Einfacheres Finden von Belegen u.ä. im Vergleich zum Aktenordner

Merksätze für eine revisionssichere Archivierung

Der Verband für Organisations- und Informationssysteme e. V hat zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung formuliert, die auch heute noch Anwendung finden:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

  1. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

  2. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden

  3. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

  4. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

  5. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

E-Mail-Archivierung: Besonderheiten und Kurz-Check für revisionssichere E-Mails

E-Mails gehören heutzutage in einem Unternehmen ebenfalls zu den wichtigsten Dokumenten, die besonders geschützt und archiviert werden müssen. Hierbei bedeutet Archivierung jedoch mehr, als wichtige Mails nur in die Ablage eines Ordners des E-Mail-Programms zu legen. Auch das zusätzliche Abspeichern auf der Festplatte stellt keine revisionssichere Archivierung dar. Im Gegenteil – die revisionssichere Archivierung von steuerlich und rechtlich relevanten E-Mails ist inzwischen ebenfalls gesetzlich klar geregelt. 

Unüberlegtes Löschen von Mails zur Speicherplatzgewinnung auf Datenträgern oder falsches Archivieren kann rechtliche Konsequenzen haben. Um teuren Bußgeldzahlungen zu entgehen, müssen archivierte Mails zum einen unveränderlich, langlebig sowie unzerstörbar sein, zum anderen jederzeit wieder auffindbar und verfügbar. Auch die Aufbewahrungsfrist spielt bei der revisionssicheren E-Mail Archivierung eine Rolle. Geschäftliche Korrespondenz in elektronischer Form muss, je nach rechtlicher Relevanz, sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Rein rechtlich reicht jedoch die klassische Ablage in Papierform nicht mehr aus, da diese Form als nicht nachprüfbar gilt. 

Die revisionssichere Archivierung von E-Mail dient ebenso als Schutz vor Datenverlust, Überlastung von Servern und Manipulation.

Kurz-Check: Anforderungen für E-Mail-Archivierung

  • Geschäftliche E-Mails müssen in dem Dateiformat abgespeichert werden, in dem sie gesendet wurden.

  • Das abgelegte Duplikat muss also dem Originaldokument entsprechen.

  • Das gewählte Format zur Archivierung muss sich in über zehn Jahren noch problemlos öffnen lassen.

  • Die Archivierung von privaten E-Mails der Mitarbeiter ist Arbeitgebern gesetzlich untersagt.

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