Digitale Archivierung im Handwerk – automatisch genial
Die Papierablage ist ein leidiges Thema – nicht nur im Handwerk. Umso schöner, wenn der PC die Archivierung erledigt wie im automatischen Archiv von „Streit V.1®“.
Die Vollständigkeit all Ihrer Informationen in elektronischer Form setzt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) voraus, das nicht nur ausgehende, sondern auch externe Dokumente verarbeitet und archiviert. Speziell für das Handwerk erledigt Streit V.1® beide Aufgaben in einer Software, denn sie übernimmt die Archivierung aller Belege im Originalzustand, die jederzeit am Bildschirm abgerufen werden können. In Verbindung mit dem integrierten Fax-, Mail- und SMS-Versand mit automatischer Archivierung beim Kunden oder Lieferanten wird das Suchen in dicken Ordnern überflüssig.
Nicht nur die eigene Textverarbeitung ist an das Dokumentenarchiv angebunden. Alle ausgehenden Dokumente wie Belege, Aufmaßblätter, Lieferscheine usw. werden mit einem Barcode versehen. Damit lassen sich vom Kunden unterschriebene Dokumente (wie z. B. Lieferscheine oder Rapportzettel) einscannen und automatisch dem entsprechenden Kundenarchiv zuordnen. Auch der sonstige eingehende Schriftverkehr im Handwerk durchläuft die Archivierung. Sogar Dateien aus anderen Programmen (CAD, Excel, usw.) oder Photos können im Dokumentenarchiv gespeichert werden.
Email-Archivierung auch im Handwerk obligatorisch.
Mit der Branchensoftware Streit V.1® liefern wir die Antwort auf die letzte große Frage zum elektronischen Briefverkehr: Die Archivierung von Emails. Da diese den Geschäftsalltag zunehmend prägen, verlangt der Gesetzgeber ihre langfristige Speicherung. Auch für die Archivierung selbst gelten strenge Vorschriften. So müssen archivierte Mails unveränderlich, langlebig und unzerstörbar sein, außerdem wieder auffindbar und jederzeit verfügbar.
Zudem sind Emails stets in dem Dateiformat zu sichern, in dem sie gesendet wurden. Mit der Software lassen sich geschäftliche Emails nun auf Wunsch vollautomatisch archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Angebote per Mail direkt aus Streit V.1® versenden oder sonstige Emails mit Outlook und Co. Auch eingehende Mails von Kunden oder Lieferanten werden dank Archivierung automatisch bei Kunden, Lieferanten, Baustellen und Wartungsobjekten gespeichert.
Integrierte Textverarbeitung optimiert interne Kommunikation
Die integrierte Textverarbeitung erleichtert nicht nur das Erstellen von Serienbriefen, sondern trägt auch einen weiteren Beitrag zur perfekten Betriebsorganisation bei. Alle Dokumente werden in der integrierten Textverarbeitung automatisch bei den entsprechenden Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten im Archiv gespeichert – egal ob Brief, Email, Aktennotiz oder interne Hausmitteilung.
Das Erstellen von Serienbriefen, sei es für einen Weihnachtsbrief oder die Einladung zur Hausmesse, funktioniert mit der integrierten Textverarbeitung so einfach, wie Sie es vermutlich nie für möglich gehalten hätten. Kein umständliches Auslagern von Adressen in Excel mehr… kein zeitraubendes Verknüpfen der Adressen mit dem Brief… alles ist innerhalb der integrierten Textverarbeitung von Streit mit wenigen Klicks erledigt.
Der Kalender mit Wiedervorlagesystem und Monteurplanung
Willkommen im beleglosen Büro. Klingt nach Zukunftsmusik? Nein, denn das Streit V.1® Weiterleitungscenter ermöglicht die in- und externe Weiterleitung von archivierten und sonstigen eingescannten und digitalen Dokumenten in papierloser Form. Der Mitarbeiter, der ein Dokument empfängt, wird vorab per E-Mail informiert (mit dem Dokument und evtl. Bearbeitungshinweisen als Anhang) und erhält anschließend einen Eintrag in seinem Bearbeitungspostfach, in dem die Dokumente und Aufgaben gesammelt werden. So lassen sich Angebote schnell zur Prüfung an den Kollegen übermitteln, Aufgaben verteilen oder wichtige Informationen an Mitarbeiter versenden. Wer wann welche Dokumente zur Bearbeitung oder zur Kenntnisnahme bekommen hat, bleibt dabei jederzeit nachvollziehbar.
"Streit V.1®"-Telefonmanagement - das Ende der Zettelwirtschaft
Es gibt Dinge im Büroalltag, die man verflucht und trotzdem kann man nicht auf sie verzichten. Eines dieser leidigen Objekte sind die Post-It’s, die berühmten gelben Haftnotizen, auf denen Telefonnummern oder zu erledigende Anrufe festgehalten werden. Sie belagern den Schreibtisch, kleben am Monitor oder werden in den Kalender geheftet. Hierbei kommt es leider all zu oft vor, dass diese vermeintlichen Gedächtnisstützen irgendwo „dazwischen rutschen“ oder verloren gehen und erst wieder „auftauchen“, wenn es zu spät ist. Ein Problem, dass viele Unternehmen kennen. Streit V.1® löst dieses Problem und kümmert sich um sämtliche Telefonate. Kümmern, das heißt im Klartext:
Eingehende Telefonate werden angezeigt – mit allen Informationen zum Gesprächspartner. Egal ob OP-Salden, Briefe, Belege oder einfach nur der Name des Anrufers – alle Informationen sind ersichtlich, bevor das Gespräch angenommen wird.
Wichtige Gesprächsinhalte werden festgehalten und direkt beim Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten abgespeichert. So können alle telefonischen Vereinbarungen unvergesslich festgehalten werden.
Anstehende Telefonate oder Rückrufe werden nach Dringlichkeit angezeigt. Die Telefonnummer wird mit einem Klick direkt aus der Software heraus gewählt. Das Wälzen von Telefonbüchern entfällt.
Jeder Mitarbeiter erhält eine Übersicht mit seinen zu erledigenden Telefonaten.
Ein- und ausgehende Telefonanrufe werden gespeichert und können mit einer automatischen Wiedervorlage versehen werden - Anrufe werden unvergesslich.
In Verbindung mit dem "Streit V.1®"-Dokumentenarchiv haben Sie einen kompletten Überblick über alle Vorgänge zu Ihren Kunden und Lieferanten. Mit dem "Streit V.1®"- Telefonmanagement können Sie endlich auch wichtige Telefonate und deren Inhalte elektronisch archivieren und bei Bedarf jederzeit nachlesen. Somit können Sie auch Mitarbeiter und Kollegen immer auf dem aktuellen Stand der Dinge halten, damit diese wissen, was gerade bei Kunden und Lieferanten „läuft“.
